Организатор событий: «Люди всё помнят, на дистанции ошибки не прощаются»

Собрать спикеров, найти площадку, запустить рекламу, продать билеты – и вот оно, твоё первое событие, пропуск в мир модного бизнес-event. На деле же всё может обернуться панической атакой во время регистрации участников, убытками и плохими отзывами. «Диалог» побеседовал с создателем бизнес-конференций Наталией Франкель и собрал шесть полезных советов от практика о том, как организовать своё событие и не прогореть.

Совет №1: Один в поле не воин, а вот два — уже команда

Своё первое событие, конференцию «Суровый питерским SMM», Наталия Франкель организовала с коллегой Дмитрием Румянцевым пять лет назад. Тогда родилась идея собрать ещё не раскрученных спикеров в нише SMM. На площадке должны были разместиться 450 участников, за онлайн-трансляцией собирались следить столько же.

На вопрос: «Какие навыки вам двоим помогли собрать 900 человек?» Наталия отвечает шуткой — слабоумие и отвага. Зато было кристально понятно, кто в команде за что отвечает. Дмитрий занимался маркетингом, текстами и продвижением, а Наталия всем, что было связано с продакшеном — площадка, работа с волонтёрами, подрядчиками и так далее. Расклад обязанностей на двоих, не считая нескольких добровольных помощников, обернулся для Наталии в день X организаторским адом.

«Было страшно, совершенно не знали, что нас ждёт. Не понимали, что сделать, чтобы всё работало. Одновременно образовалась очередь на регистрации, а ещё какие-то презентации не загрузились, постоянно звонил телефон — и за всё отвечала я сама. Находиться надо было одновременно в 10 местах, делать 10 дел, отвечать на десятки вопросов», — так прошла для Наталии её первая конференция.

В теоретическую подготовку организатора к таким форс-мажорам (курсы, книжки, лекции) она не верит, только в опыт на живом проекте. До первой конференции Наталия занималась продвижением и организацией концертов, развлекательных событий. И до сих пор уверена, что в тот день, пять лет назад, её выручил только собственный опыт.

Сейчас в команде, которая делает «Суровый питерский SMM», уже не два, а 13 человек — отдел трафика, отдел продакшена, отдел по работе с партнёрами, e-mail маркетолог, технические специалисты. Благодаря выросшему штату в день конференции, да и любого своего события, Наталии Франкель больше не приходится бегать от сцены к стойке регистрации и обратно.

«У меня большая команда, которой можно делегировать множество задач, я теперь более расслаблена, чем в первые разы. Меньше работаю на площадке, больше уделяю внимание общению со спикерами, а среди них много друзей, много тех, с кем вижусь раз в год. Получается сама устраиваю себе праздник. Доклады не слушаю, у нас ведётся видеозапись. А потусоваться и ощутить единство большого количества людей — это да, это то, зачем мы всё это делаем», — поделилась Наталия.

Единственную задачу, которую она не делегирует никогда – создание идеи. По опыту — это ключевой момент для жизнеспособности любого проекта.

«Если не знаете ответ на вопрос, зачем вы это делаете, получится событие без цели, чтобы заработать денег, получить медальку… Но только конференция, в которой заложена идея, реально будет развиваться, жить на дистанции, расти и приносить пользу тем, кто на неё приходит и кто её создаёт. Например, мы хотели сделать крупнейшую конференцию в нише SMM, которая будет полезной и закроет все вопросы SMMщиков и бизнеса, желающего продвигаться через социальные сети. И, в итоге, мы её создали», — говорит Наталия Франкель.

Совет №2: Волонтёры и делегирование — это сила

Собрать команду волонтёров можно под любое событие, в том числе и в бизнес-event. Не тысячи людей, конечно, как на ЧМ по футболу или на Олимпиаду, но 10 или 20 человек — отличный ресурс для любого организатора.

«Наши волонтёры — не подневольные студенты, которых послали. Они сами приходят и хотят участвовать. Если это отчасти решает их задачи (профессиональный рост, опыт и знания в маркетинге и SMM — ИА «Диалог») — они готовы быть волонтёрами. Во-первых, они получают общение, контакты, знакомства. Во-вторых, многие идут на личность организатора — им просто в кайф поработать, например, со мной, получить прокачку и какие-то возможности, которые даёт наша совместная работа», — рассказала Наталия.

Искать волонтёров под свой проект специалист советует в интернет-сообществах по теме, специализированных группах (например, «Волонтёры Петербурга»). А можно напрямую обратиться к своей аудитории (может кто-то очень хочет прийти, но у него нет финансовой возможности купить билет), поискать в вузе среди студентов.

Совет №3: Думай о деталях и фишках и сражайся за репутацию

В event-бизнесе мелочей не бывает, маленькие просчёты организаторов — сцена стоит неудобно, экраны повёрнуты неправильно, спикеров внутри расписания поменяли – и всё, впечатление безнадёжно испорчено. Детали влияют на атмосферу, на отзывы и инфополе, и как следствие — всё это на продажи билетов вашего следующего события.

«Люди всё помнят, и на дистанции ошибки не прощаются. Из глобального — у нас на первой конференции были проблемы на регистрации, собралась огромная очередь, и мы не успевали запустить людей в зал. Просто были не готовы тогда, и с точки зрения логистики приняли глупое решение. Прошло три года, мы делали четвёртый эпизод «Сурового питерского SMM», казалось, всё умели и всё знали, но почему-то я решила, что двух стоек регистрации хватит, хотя их на такое количество людей нужно было минимум четыре. И снова, спустя годы, коллапс на входе. Там помогали на регистрации все, кто мог — я встала, и спикеры встали, и ребята из команды, которые вообще отвечали за другие моменты. Очередь осилили, но это было жёстко. Единственный вывод, который можно из этого сделать — никогда не надо думать, что ты всё умеешь. Все косячат, даже самые прокаченные, умные и опытные ошибаются в базовых вещах. Это тоже пространство для опыта», — считает Наталия.

Со своей репутацией Франкель советует работать с первого же события, тем более это может играть как в плюс, так и в минус. Есть уникальные фишки, которые позволяют запомниться. Например, салон красоты для девушек спикеров, где они могут сделать укладку и макияж перед выступлением. А есть обычный минимум, без которого конференция будет для участников просто некомфортной — кофе-брейк, вода и хороший блокнот с раздаточным материалом.

«Мы всегда начинаем вовремя, не можем себе позволить, чтобы расписание съехало. И для кого-то это «вау». А для нас ничего не стоит, но положительный эффект огромный», — делится лайфхаком Наталия.

Совет №4: Бюджет и партнёры — это хорошо, но рассчитывай только на свои силы

Аренда, питание, оплата билетов и проживания для спикеров, маркетинг — основные статьи расходов. Также выделяют средства на организацию видеотрансляции. В общей сложности первая конференция «Сурового питерского SMM» по расходам достигла суммы в 700 тысяч рублей. Но не падайте заранее духом, если у вас вдруг нет мега-бюджета, своё первое событие с десятком спикеров можно сделать и на куда более скромную сумму.

«Хорошие средства позволяют делать больше и красивее. Если бюджет ограничен — это не говорит о том, что нельзя ничего организовать. Во-первых, можно найти партнёров, но это не гарантия — иногда это удаётся, а бывает, что нет. Во-вторых, можно сделать интересное событие даже с небольшим бюджетом. Мы, например, организовали фестиваль про путешествие и удалённую работу на 700 человек. Бюджет был 30 тысяч рублей. Но мероприятие получилось классное, потому что замечательные спикеры с огнём в глазах рассказывали, как они работают в поездках. Понятно, что если делать серьёзное бизнес-событие в конгресс-холле, а бюджет оставить тот же (30 тысяч рублей), нормально это организовать не получится», — отметила Наталия.

Создателя «Сурового питерского SMM» суровые реалии бизнеса в России научили не рассчитывать на бюджет партнёров: в этом году компания N хочет участвовать в проекте, в следующем уже нет, а через год она вообще прекратила своё существование.

«У нас есть партнёры, но мы никогда не рассчитываем на выделенные ими средства как на бюджет события. Это для нас бонусные деньги. А зарабатываем исходя из того, что нам никто деньги не дал, но мы всё равно хотим получить прибыль. Делать ставку на партнёрские бюджеты — это может позволить себе компания, которая не хочет быть устойчивой, а мы хотим», — уверена Наталия.

Совет №5: Создавай своё комьюнити и ищи интересных спикеров

Волшебное слово – комьюнити. Оно не только поддержит лайками и репостами, но и может скупить основную часть билетов. Например, Наталия с Дмитрием Румянцевым собирала свою аудиторию вокруг интернет-сообщества «Интернет-маркетинг от А до Я». Она уверена, что работа в социальных сетях, написание постов, создание и подбор контента — всё это окупается.

«Мы много продаём за счёт комьюнити. Люди нам доверяют и ходят на события, потому они являются членами нашего сообщества. И вообще продажи через сообщества, всего чего угодно на дистанции, намного проще и имеют больше гарантий, чем продажи на холодную. Своё комьюнити мы холим, лелеем, развиваем», — делится Наталия.

Ещё один эффектный трюк, который помогает собрать аудиторию – звёздные спикеры. Правда, это «А» — дорого, и «Б» — иногда может сыграть против вас.

«На самом деле это нормальная тактика, если она подкреплена хорошими маркетингом, упаковкой события, продажами и адекватными ценами, а непосредственно на площадке — достойным продакшеном и реализацией. Если всё это собрано вместе, то два прекрасных спикера могут закрыть потребности аудитории, тем более, когда именно этих людей люди хотели увидеть. Но если всё перечисленное не было учтено и реализовано, то да, можно налететь на негатив и не собрать аудиторию», — отметила Наталия.

Политика в отношении спикеров самого «Сурового питерского SMM» выстроена на нескольких правилах. Первое — чем разнообразнее позиции спикеров, тем интереснее для аудитории. Второе — маститые специалисты плюс новая кровь.

«Сертификации в нише SMM нет совершенно точно, и крайне сложно представить, какой она может быть, потому что всё это немного субъективно. Мы смотрим на кейсы, опыт, практику каждого спикера. Дмитрий Румянцев отвечает за программу, он практик SMM, находит среди совсем зелёных специалистов самородков и новых спикеров, которые могут дать крутой контент», — рассказала Наталья.

Совет №6: Делай ставку на человеческое общение — не ошибёшься

Наталия Франкель убеждена: деловых событий сейчас стало больше, потому что всё больше людей хотят учиться и развиваться, и готовы вкладывать в это деньги. В тренде конференции, семинары, форумы, тренинги. Скорее всего, event-бизнес продолжит развиваться и дальше. Только на что сделают ставку — на офлайн или онлайн-события?

«Людям всегда нужно будет выходить в офлайн и общаться просто потому, что для человека очень важен формат живого общения. И никакой онлайн для абсолютного большинства его не заменит. Люди могут не прийти на конференцию, потому что это физически невозможно или просто далеко. Но если у них есть возможность — они придут. И это подтверждает тот факт, что у нас перевес: онлайн-участие покупают 20% гостей, все остальные — за личное присутствие. Для них это важно», — отмечает Наталия.

Беседовала Рената Ильясова / ИА «Диалог»